Co to są tabele przestawne?

Tabele przestawne w programie Excel to potężne narzędzie analityczne. Głównie wykorzystywaną, ale nie jedyną, funkcjonalnością tabel przestawnych jest możliwość szybkiego, łatwego oraz przejrzystego podsumowania oraz analizy dużych zbiorów danych.

Definicji opisujących tabele przestawne znajdziemy stosunkowo dużo, natomiast jeżeli masz zamiar uczestniczyć w tym blogowym kursie tabel przestawnych, to samodzielnie zdefiniujesz w praktyce, czym są dla Ciebie tabele przestawne.

Dane źródłowe

Do utworzenia tabeli przestawnej wykorzystamy przykładowy plik do samodzielnych ćwiczeń w programie Excel. Po otwarciu zawartość pliku przedstawia się podobnie, jak na poniżej.

excel-2010-tabele-przestawne-01-dane-zrodlowe

Dane zostały wygenerowane w ten sposób, że w poszczególnych wierszach znajdują się informacje dotyczące sprzedaży, zakupu, planu, ceny, ilości oraz marży. Dane te mają przypisany oddział, region, datę sprzedaży oraz informację (wynikającą z daty) o roku sprzedaży.

Zauważ, że dane liczbowe są sformatowane.

Cel do osiągnięcia

Na początku stawiamy sobie łatwy cel, żeby przyswajanie informacji o tabelach przestawnych było łatwe i przyjemne:

Jaka jest wartość sprzedaży w podziale na poszczególne regiony oraz lata?

Zadanie, które mamy wykonać możemy śmiało zrealizować za pomocą innych, wbudowanych w Excela funkcjonalności, chociażby funkcji SUMA.WARUNKÓW. Moim celem jest pokazanie możliwości tabel przestawnych, a nie przekonywanie kogokolwiek, że to jedyne słuszne narzędzie do podsumowywania i analizy danych. Pomimo, iż jest to świetne narzędzie.

Tworzenie tabeli przestawnej

Ustawiamy aktywną komórkę w zakresie danych źródłowych. Czyli zaznaczamy dowolną komórkę na danych, z których chcemy zrobić tabelę przestawną.

Następnie na karcie Wstawianie z grupy Tabele wybieramy polecenie Tabela przestawna . Jeżeli klikniemy na górną część ikony Tabela przestawna, to od razu pokaże nam się okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej. Jeżeli klikniemy strzałkę pod ikoną, to z dostępnych poleceń wybieramy to dotyczące tworzenia tabeli przestawnej.

excel-2010-tabele-przestawne-02-tworzenie-tabeli

W oknie dialogowym Tworzenie tabeli przestawnej, w którym Excel automatycznie wykrył i wpisał zakres danych źródłowych do pola Zaznacz tabelę lub zakres.

Tabelę przestawną umieścimy w nowym arkuszu, więc zostawiamy domyślny wybór w części okna dialogowego dotyczącej położenia raportu tabeli przestawnej.

excel-2010-tabele-przestawne-03-wybor-danych

Po zatwierdzeniu tabela przestawna jest gotowa do pracy. Został wstawiony nowy arkusz, na którym jest umieszczona pusta tabela przestawna. Po prawej stronie pojawiła się Lista pól tabeli przestawnej, poniżej której znajdują się obszary tabeli przestawnej. Dodatkowo, na Wstążce pojawiła się grupa kart kontekstowych Narzędzia tabel przestawnych, która zawiera karty Opcje oraz Projektowanie.

excel-2010-tabele-przestawne-04-pusta-tabela

Obszary tabeli przestawnej

Filtr raportu

W tym obszarze umieszczamy pola z listy pól tabeli przestawnej, które mają nam służyć do filtrowania danych. Wartości z pól umieszczonych w filtrze nie będą widoczne w tabeli przestawnej.

Etykiety wierszy

Etykiety umieszczone w wierszach, tak jak nagłówki wierszy w zwykłej tabelce.

Etykiety kolumn

Etykiety umieszczone w kolumnach, tak jak nagłówki kolumn w zwykłej tabelce.

Wartości

Wartości z pól umieszczonych w tym obszarze zostaną podsumowane. Oprócz sumowania możemy wykonywać na nich też inne działania, ale o tym w kolejnych odcinkach. Żeby wartości z pól umieszczonych w obszarze wartości mogły być podsumowane, wymagane jest, żeby były to wartości, które program Excel rozpoznaje jako liczby.

Umieszczanie pól w obszarach tabeli przestawnej

Pola, które chcemy umieścić w obszarach tabeli przestawnej możemy umieścić na kilka sposobów.

Jednym z nich jest zaznaczanie wybranych pól na liście pól tabeli przestawnej, pola te zostaną umieszczone w wybranych przez Excela obszarach.

Zwróć uwagę na pole Lata, w którym jest umieszczona liczba reprezentująca rok z daty. Pole to zostało umieszczone w obszarze wartości, a wartości z kolumny Lata zostały podsumowane!

excel-2010-tabele-przestawne-05-zaznaczanie-pol-wartosci

Po wybraniu pól później możemy zmienić ich położenie oraz sposób podsumowywania pola, jednak szybszym sposobem będzie umieszczenie pól w odpowiednich obszarach od razu.

Wygodniejszy i szybszy sposób, to przeciąganie pól z listy pól tabeli przestawnej do wybranych przez nas obszarów. Klikamy przyciskiem myszy (nie ma znaczenia, czy lewym, czy prawym) na wybranym polu i przeciągamy go do wybranego przez nas obszaru.

Przypomnijmy postawiony cel: Jaka jest wartość sprzedaży w podziale na poszczególne regiony oraz lata? Czyli interesują nas pola Sprzedaz, Region oraz Lata. Kolejność umieszczania w tabeli może być dowolna.

Do realizacji założonego wcześniej celu potrzebujemy wykonać następujące operacje:

1. Przeciągamy pole Sprzedaz do obszaru Wartości

excel-2010-tabele-przestawne-06-dodawanie-pol-do-wartosci

2. Przeciągamy pole Region do obszaru Etykiety wierszy

excel-2010-tabele-przestawne-07-dodawanie-pol-do-etykiet-wierszy

3. Przeciągamy pole Lata do obszaru Etykiety kolumn

excel-2010-tabele-przestawne-08-dodawanie-pol-do-etykiet-kolumn

Gotowe! Tabela przestawna została przygotowana. Założony cel został osiągnięty.

Mamy wartości sprzedaży w podziale na poszczególne regiony oraz lata, jednak te dane są mało czytelne.

Załatwimy to w następnym odcinku serii.

W kolejnym odcinku…

Odpowiemy sobie na pytanie, w jaki sposób zmieniać format danych dla poszczególnych pól oraz jak to zmienić format danych dla wielu pól jednocześnie.

Komentarze, pytania, uwagi

Masz pytania odnośnie tego odcinka lub ogólnie tej serii o tabelach przestawnych? Podziel się swoim komentarzem, pytaniami lub uwagami bezpośrednio na blogu lub na fanpage Świat Office.